В независимости от концепции предприятия или от его размеров, документооборотом, в той или иной степени, заниматься все равно придется. Регламенты и процедуры данного процесса могут быть такими запутанными, что на него будет тратиться много времени, которое можно было бы потратить на более полезные дела. Именно по этой причине очень важно грамотно организовать систему электронного документооборота.
Хранение документации, будь то бумажной или в виде электронных файлов, вызывает много проблем, особенно если предприятие является крупным. Умело хранить документацию нужно потому, что иначе есть риск физического или программного уничтожения файлов, кроме того, доступ к нужному документу может быть долгим из-за плохо продуманной организации хранилища.
Проблемы стандартного документооборота на предприятии
Все начинается с того, что документ нужно создать, и тут следует отталкиваться от шаблонов, которые несколько упрощают процесс. В очень редком случае документы создаются с нуля, тогда как в большинстве ситуаций используются стандартизированные шаблоны, куда нужно выписать реквизиты или другую информацию. Подобный подход позволяет избежать механических опечаток, или, по крайней мере, снизить их количество до минимума. Если тут никаких особенных проблем, то они могут встретиться дальше, на этапе согласования.
При использовании условной программы 1с кадры можно делать привычные действия буквально за несколько кликов мышкой. Это же относится к системе электронного документооборота по части согласования документов. При отсутствии такой системы приходится ждать по несколько дней, пока уполномоченные сотрудники не внесут свои правки или не одобрят документацию. Очевидно, что такой подход не только снижает производительность организации, но и снижается прибыльность, в чем руководитель никак не может быть заинтересованным.
Плюсы электронной системы
В независимости от того, какие именно программные продукты будут использоваться, подобный ход позволяет практически полностью уйти от бумажной работы. На практике это позволяет создавать документы максимально оперативно, ведь гораздо быстрее внести или скорректировать информацию на компьютере, чем делать то же самое с бумажным документом. Над документом могут работать сразу несколько человек. Согласование документов также ускоряется в разы, учитывая возможности программы.
Из преимуществ любой электронной системы, будь то программа для зарплаты или система ведения документов, выделить можно выполнение абсолютно любых действий с документом при помощи нескольких кликов.
