Организация мероприятия всегда требует планирования и тщательной подготовки. Успеха в этом деле можно добиться лишь с четко поставленной целью, которую вам нужно выбрать.
Для этого вам понадобится план мероприятия:
- Выбор цели мероприятия. Определите, что это будет: благотворительный вечер, выражение благодарностей или возможность доставить эстетическое наслаждение гостям. От ответа будет зависеть формат, время проведения, длительность, оформление зала.
- Составьте бюджет и сценарий. Учитывайте расходы на случай непредвиденных ситуаций, а также запасной план. Если ваше торжество проходит на открытой территории, то будьте готовы к возможным переменам погоды.
- Выбор места проведения торжества. Этот пункт плана зависит напрямую от размаха мероприятия и от количества гостей, которые будут присутствовать на нем. Лучше всего для этой цели подойдет кафе или ресторан за городом. Заранее ознакомьтесь с залом, решите, необходимо ли дополнительно украсить зал, проверьте наличие необходимой техники, договоритесь о меню. За несколько дней до мероприятия еще раз проверьте помещение, чтобы все работало и не было загвоздок.
Чтобы не испортить общее впечатление стоит заранее проверить наличие и работоспособность техники, звуковой аппаратуры, отрегулировать освещение при наличии презентаций или видеоматериалов у докладчиков.
Еще одним важным моментом является трансфер: следует решить каким образом гости попадут на мероприятие: организованно или на своем транспорте.
Сообщите о месте сбора всем гостям и убедитесь, что все знают, как добраться до нее. При необходимости организуйте транспорт для перевозки гостей.
- Уделите внимание сервису. От подборки персонала будет зависеть и ваша работа. Команда специалистов поможет при проведении мероприятия. Они будут встречать гостей, помогать им в решении возникших вопросов. Не забудьте про приветливость по отношению к гостям.
- Финальная пробежка. За день до мероприятия проведите репетицию официальной части, проверьте все ли гости уведомлены о торжестве, проинформированы про место события. Подготовьте необходимую технику и протестируйте ее.
- Отчеты и отзывы. После проведения попросите гостей заполнить анкеты-отзывы об оценке мероприятия, это поможет вам в дальнейшем учесть все ошибки и улучшить качество вашей работы.
Как бы не проходило ваше мероприятие, всегда будьте готовы к неожиданностям. Главное – настройтесь на позитив. Тогда и коллеги с большой вероятностью заразятся вашим настроением и все пройдет в лучшем виде.
